Polityka Zwrotów i Reklamacji

1. Postanowienia Ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Zwrotów i Reklamacji określa zasady oraz procedury dotyczące zwrotów płatności, rezygnacji z usług oraz składania reklamacji w ramach współpracy z PolTech SmartIT.

1.2. Polityka dotyczy usług świadczonych przez PolTech SmartIT z siedzibą w Ostrołęce, ul. Norwida 82/31, 24-775 Ostrołęka, NIP: 45125823.

1.3. Ze względu na charakter świadczonych usług IT (usługi niematerialne), zasady zwrotów i reklamacji różnią się od standardowych zasad obowiązujących przy sprzedaży towarów.

2. Specyfika Usług IT

2.1. Usługi świadczone przez PolTech SmartIT mają charakter niematerialny i są dostosowywane indywidualnie do potrzeb każdego Klienta.

2.2. Ze względu na specyfikę usług IT, ich wykonanie rozpoczyna się po akceptacji oferty przez Klienta i często wymaga natychmiastowego zaangażowania zasobów (czasu pracy specjalistów, licencji, infrastruktury).

2.3. Każda usługa jest świadczona na podstawie indywidualnej umowy lub akceptacji oferty handlowej, która określa szczegółowy zakres prac, harmonogram oraz warunki płatności.

3. Prawo Odstąpienia od Umowy

3.1. Konsumenci:

Zgodnie z art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje konsumentowi w przypadku umów o świadczenie usług, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy.

3.2. Konsument ma prawo odstąpić od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, o ile usługa nie została jeszcze rozpoczęta.

3.3. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Konsument musi poinformować nas o swojej decyzji w formie jednoznacznego oświadczenia (np. pismo wysłane pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną).

3.4. Oświadczenie o odstąpieniu można przesłać na adres: [email protected] lub ul. Norwida 82/31, 24-775 Ostrołęka.

3.5. Przedsiębiorcy:

W przypadku umów zawieranych z przedsiębiorcami, prawo odstąpienia od umowy określane jest w indywidualnych ustaleniach zawartych w umowie lub ofercie. Ogólnie, przedsiębiorcom nie przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy analogiczne do prawa konsumentów.

4. Rezygnacja z Usługi

4.1. Klient może zrezygnować z usługi w każdym momencie, informując o tym Usługodawcę.

4.2. W przypadku rezygnacji przed rozpoczęciem realizacji usługi:

• Jeśli nie została wpłacona żadna zaliczka - umowa rozwiązuje się bez dodatkowych konsekwencji finansowych
• Jeśli wpłacono zaliczkę, ale nie rozpoczęto prac - zaliczka zostaje zwrócona w całości, pomniejszona o ewentualne koszty konsultacji wstępnych (do maksymalnie 10% wartości zaliczki)

4.3. W przypadku rezygnacji po rozpoczęciu realizacji usługi:

• Klient zobowiązany jest do zapłaty za usługi wykonane do momentu rezygnacji
• Rozliczenie następuje na podstawie faktycznie poniesionych nakładów pracy i kosztów
• Klient otrzymuje szczegółowe zestawienie wykonanych prac wraz z rozliczeniem

4.4. Zwrot nadpłaconych środków następuje w terminie 14 dni od daty rozliczenia projektu.

5. Zwrot Środków

5.1. Zwrot środków przysługuje w następujących przypadkach:

• Odstąpienie od umowy przed rozpoczęciem realizacji usługi (w okresie 14 dni dla konsumentów)
• Rezygnacja z usługi przed jej rozpoczęciem
• Niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi z winy Usługodawcy
• Uznanie reklamacji
• Nadpłata lub błędna płatność

5.2. Zwrot środków realizowany jest na konto bankowe, z którego dokonano płatności, chyba że Klient wskaże inny rachunek.

5.3. Termin zwrotu wynosi do 14 dni kalendarzowych od dnia uznania żądania zwrotu za zasadne.

5.4. W przypadku częściowego wykonania usługi, zwrotowi podlega różnica między wpłaconą kwotą a wartością wykonanych prac.

5.5. Koszty poniesionych licencji, zakupionych specjalnie na potrzeby projektu materiałów lub usług podwykonawców mogą zostać potrącone z kwoty zwrotu.

6. Zasady Składania Reklamacji

6.1. Klient ma prawo złożyć reklamację w przypadku:

• Niewykonania usługi zgodnie z umową
• Nienależytego wykonania usługi
• Opóźnienia w realizacji usługi
• Wykrycia wad w wykonanej usłudze w okresie gwarancji

6.2. Reklamację można złożyć:

• Drogą elektroniczną: [email protected]
• Pisemnie na adres: ul. Norwida 82/31, 24-775 Ostrołęka
• Telefonicznie: +994662545756 (z późniejszym potwierdzeniem w formie pisemnej)

6.3. Reklamacja powinna zawierać:

• Dane kontaktowe Klienta (imię, nazwisko/nazwa firmy, adres, e-mail, telefon)
• Numer umowy lub faktury
• Datę zawarcia umowy i rozpoczęcia świadczenia usługi
• Szczegółowy opis problemu lub nieprawidłowości
• Oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji
• Dowody potwierdzające zasadność reklamacji (jeśli dostępne)

6.4. Termin zgłoszenia reklamacji:

• Wady jawne - niezwłocznie po ich wykryciu, nie później niż w ciągu 7 dni od odbioru usługi
• Wady ukryte - w okresie gwarancji, nie później niż w ciągu 7 dni od wykrycia wady

7. Procedura Rozpatrywania Reklamacji

7.1. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni roboczych od daty jej otrzymania.

7.2. W przypadkach szczególnie skomplikowanych, wymagających dodatkowych analiz lub konsultacji, termin może zostać przedłużony do 30 dni, o czym Klient zostanie poinformowany.

7.3. Odpowiedź na reklamację przesyłana jest:

• Drogą elektroniczną na adres e-mail podany w reklamacji
• Listem poleconym na adres korespondencyjny (jeśli Klient wyrazi takie życzenie)

7.4. Odpowiedź zawiera:

• Ustosunkowanie się do zarzutów zawartych w reklamacji
• Decyzję o uznaniu lub odmowie uznania reklamacji wraz z uzasadnieniem
• Propozycję rozwiązania problemu (jeśli reklamacja została uznana)
• Informacje o dalszych krokach

8. Sposoby Rozpatrzenia Reklamacji

8.1. W przypadku uznania reklamacji za zasadną, Usługodawca może:

• Nieodpłatnie poprawić lub uzupełnić wykonaną usługę
• Powtórzyć wykonanie usługi
• Obniżyć wynagrodzenie proporcjonalnie do stwierdzonej wady
• Dokonać zwrotu całości lub części zapłaconej kwoty
• Zaproponować inne rozwiązanie akceptowalne dla obu stron

8.2. Wybór sposobu rozpatrzenia reklamacji należy do Usługodawcy, chyba że Klient wskaże konkretny sposób, a Usługodawca go zaakceptuje.

8.3. Termin usunięcia wad lub ponownego wykonania usługi ustala się indywidualnie w zależności od charakteru i zakresu prac.

8.4. Jeśli usunięcie wad nie jest możliwe lub wymaga nadmiernych kosztów, Usługodawca może zaproponować zwrot zapłaconej kwoty lub jej części.

9. Wyłączenia i Ograniczenia

9.1. Reklamacje nie będą uwzględniane w przypadku:

• Nieprawidłowego użytkowania usługi przez Klienta
• Samodzielnych modyfikacji wykonanych przez Klienta lub osoby trzecie
• Niewłaściwej konfiguracji systemów po stronie Klienta
• Braku współpracy Klienta podczas realizacji projektu
• Działania siły wyższej
• Zmian w przepisach prawa lub technologii, które nastąpiły po zakończeniu projektu

9.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Szkody wynikające z błędnych danych lub informacji dostarczonych przez Klienta
• Utracone korzyści lub szkody pośrednie
• Problemy wynikające z oprogramowania lub sprzętu będącego własnością Klienta

10. Gwarancja

10.1. Na wykonane usługi Usługodawca udziela gwarancji jakości.

10.2. Okres gwarancji określany jest indywidualnie dla każdego projektu i wynosi standardowo:

• Wdrożenia systemów: 6-12 miesięcy od daty odbioru
• Usługi konsultingowe: 3 miesiące
• Audyty bezpieczeństwa: 3 miesiące

10.3. Gwarancja obejmuje bezpłatne usunięcie wad powstałych z przyczyn tkwiących w wykonanej usłudze.

10.4. Gwarancja nie obejmuje:

• Zmian w systemach zewnętrznych, na które Usługodawca nie ma wpływu
• Aktualizacji i rozbudowy systemu wykraczających poza pierwotny zakres
• Szkód powstałych na skutek działania osób trzecich
• Normalnego zużycia lub przestarzałości technologicznej

10.5. Zgłoszenia w ramach gwarancji należy kierować na adres: [email protected]

11. Rozstrzyganie Sporów

11.1. W przypadku nierozstrzygnięcia sporu na drodze reklamacyjnej, Klient będący konsumentem może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń:

• Mediacja prowadzona przez właściwy terenowo Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej
• Postępowanie przed właściwym terenowo stałym polubownym sądem konsumenckim działającym przy Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej

11.2. Informacje o pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji dostępne są na stronie: www.uokik.gov.pl

11.3. Konsument może również skorzystać z platformy ODR (Online Dispute Resolution), dostępnej pod adresem: ec.europa.eu/consumers/odr

11.4. W przypadku niemożności polubownego rozwiązania sporu, właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy według przepisów kodeksu postępowania cywilnego.

12. Zwrot Przedpłat i Zaliczek

12.1. W przypadku anulowania projektu przez Klienta lub Usługodawcę przed jego rozpoczęciem:

• Wpłacona zaliczka zwracana jest w całości (po potrąceniu kosztów konsultacji wstępnych, jeśli miały miejsce)
• Przedpłata zwracana jest w pełnej wysokości

12.2. Zwrot następuje w terminie 14 dni kalendarzowych od daty anulowania projektu.

12.3. W przypadku częściowej realizacji projektu, rozliczenie następuje proporcjonalnie do wykonanych prac.

13. Postanowienia Końcowe

13.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Zwrotów i Reklamacji.

13.2. O zmianach Klienci będą informowani z 14-dniowym wyprzedzeniem poprzez publikację nowej wersji na stronie internetowej.

13.3. Zmiany nie wpływają na prawa nabyte przez Klientów przed datą wejścia w życie zmian.

13.4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawa o prawach konsumenta.

14. Dane Kontaktowe

W sprawach dotyczących zwrotów i reklamacji prosimy o kontakt:

PolTech SmartIT
ul. Norwida 82/31
24-775 Ostrołęka
NIP: 45125823
E-mail: [email protected]
Telefon: +994662545756
Godziny pracy: poniedziałek - piątek, 9:00 - 18:00